L’ingénierie documentaire doit respecter des règles précises régissant sa forme et son contenu. Afin d’en tirer le meilleur parti, la société doit éditer des documents clairs qui répondent à des normes strictes pour couvrir pleinement toutes les fonctions de l'objet. Ainsi, chaque processus de production documentaire doit être repensé pour mettre en avant de nouveaux projets pour améliorer leur qualité, favoriser leur usage et considérer l'apport de nouveaux formats de contenus. Mais de quoi s’agit-il réellement et comment elle est appréhendée ?
Un contexte structuré
Quand on parle d'ingénierie documentaire, on peut d'abord faire référence à la création de contenu structuré. À l'aide d'outils d'intelligence artificielle, des documents structurés sont créés en identifiant et en capturant des données spécifiques en temps réel afin que les experts puissent utiliser les informations techniques qui s'y trouvent. Les solutions de gestion électronique de documents collectent des données relatives aux produits, tandis que les solutions relatives à l’outil capturent automatiquement des éléments spécifiques liés à une situation spécifique.
Le processus de création d'un document consiste en un ensemble de règles appelées « normes ». Le cahier des charges est déterminé par les services internes de l'entreprise ou en amont d'une organisation internationale. Le projet documentaire qui gère ces normes peut au moins structurer les dossiers de la firme. Mais il fournit également des règles de rédaction et d'échange et un cadre de mise en page adéquat. Pour le contenu texte, le format XML est toujours recommandé. La structure est fournie sous la forme d'un fichier Doctype (DTD) ou XML Schema (XSD). La norme s1000d approvisionne un format de partage pour ces principes. Ces formalités de rédaction permettront de rationaliser certains procédés. En outre, consultez ce site, pour en savoir plus sur cet arsenal de normes.
Les bonnes raisons d’utiliser l’ingénierie documentaire
L’ingénierie documentaire peut également formuler des normes visant à limiter le contenu des graphiques. Cela assure leur bon fonctionnement dans les outils de visualisation. Pour les ingénieurs de documentation, le principal défi est d'abord de fournir un contenu de haute qualité, exploitable et efficace, qui permettra aux utilisateurs finaux d'utiliser l'outil de la meilleure façon.
C’est un outil qui permet aux ingénieurs de se focaliser sur cette dimension fondamentale. Ils seront également guidés tout au long du processus de rédaction. Selon la méthode agile, l'outil s'efforce de répondre aux besoins propres des clients. En outre, il permet aux ingénieurs de s'appuyer sur des modèles standards et de les intégrer facilement dans les systèmes d'information.
Guide pour mieux gérer le processus d’ingénierie documentaire
La volonté de générer plus de documents interactifs et de fournir plus de services a poussé les producteurs de documents techniques à s'orienter vers des informations plus structurées, modulaires, mais aussi plus complexes. Par conséquent, il est presque impensable d’assurer la gestion du processus d'ingénierie documentaire sans un atelier d'écriture guidé, un CMS, etc.
La gestion documentaire requiert une évaluation de chaque opération, un suivi du processus de production et de conception. Par conséquent, il est nécessaire de choisir les bons outils et un professionnel expérimenté dans tous les secteurs. Il s'agit d'assurer une bonne adéquation entre les besoins de l'utilisateur et les moyens de mise en œuvre. L'objectif est de rationaliser les coûts tout en offrant la meilleure image de ses produits et services. Sur ce, vous pouvez trouver sur internet le spécialiste capable de vous accompagner dans toutes les étapes liées à la production documentaire. Toutefois, il est conseillé de bien vérifier les compétences de l’entreprise à qui vous souhaitez confier une telle mission. Pour éviter toute mauvaise surprise, visiter le site du professionnel en question est la meilleure option à entreprendre. Cela vous permettra de découvrir les commentaires des autres clients.