Comment choisir un programme de comptabilité qui améliore la productivité ?

La première décision que vous prendrez concernant le logiciel de comptabilité pour votre entreprise n’est pas de savoir si vous utiliserez un tel outil, mais plutôt lequel choisir. Vous voudrez surtout chercher un programme de comptabilité si les concepts de la comptabilité sont nouveaux ou vous semblent complexes. Les programmes de comptabilité modernes sont conçus pour aider quiconque à gérer ses documents comptables, que les comptables appellent souvent les livres.

Avantages des logiciels de comptabilité

Les logiciels de comptabilité présentent plusieurs avantages pour vous et votre entreprise. Le plus important est qu’il vous donne un cadre prédéfini dans lequel chaque transaction financière sera saisie. Ce cadre vous aidera à vous assurer que vous saisissez les transactions correctement et vous permettra de vérifier le pouls de votre entreprise sur demande au moyen de rapports instantanés. Bien entendu, la qualité des résultats de votre logiciel de comptabilité dépend de celle des données d’entrée. Heureusement, vous constaterez généralement qu’il est beaucoup plus rapide d’émettre des chèques et d’enregistrer les paiements des clients dans le logiciel qu’à la main.

Les logiciels de comptabilité peuvent contribuer à minimiser les erreurs mathématiques qui pourraient vous amener à mettre votre compte bancaire à découvert. Vous pouvez éviter de saisir de nombreuses transactions en important l’activité directement dans vos livres à partir de vos comptes bancaires et/ou de cartes de crédit.

Les logiciels basés sur le nuage et ceux basés sur le bureau

Historiquement, tous les logiciels de comptabilité étaient installés sur l’ordinateur de chaque utilisateur, mais il y a maintenant une marche persistante vers le cloud. Les progiciels de comptabilité en ligne tels que FreshBooks, QuickBooks Online et Xero offrent tous la possibilité d’accéder à vos comptes où que vous soyez, à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet. Les inconvénients sont les frais d’abonnement mensuels ou annuels que vous devrez payer à perpétuité. Les perturbations de l’accès à Internet peuvent également se traduire par un accès limité ou nul à votre logiciel de comptabilité. Certains programmes de comptabilité en nuage offrent une application complémentaire que vous pouvez utiliser sur un appareil mobile tel qu’un smartphone ou une tablette.

À l’heure actuelle, il existe un compromis distinct entre les logiciels de comptabilité en nuage et les programmes de bureau « traditionnels » tels que les versions Pro, Premier et Enterprise. Vous devrez faire un investissement initial plus important pour les programmes de bureau, et vous devrez installer périodiquement des mises à jour logicielles qui vous donneront les dernières tables d’imposition des salaires ou corrigeront les bogues du logiciel. Toute cette maintenance est simplement gérée pour vous au sein des programmes de comptabilité basés sur le cloud.

Choisir un programme de comptabilité

En ce qui concerne le choix d’un programme lui-même, vous devez d’abord savoir quels types de besoins de votre entreprise afin que vous puissiez choisir le bon programme de comptabilité, comme la comptabilité de location ASC 842, le logiciel de facturation, le système de gestion de la paie, les systèmes ERP et plus encore. La plupart des logiciels de comptabilité proposent soit une période d’essai gratuite, soit une période limitée pendant laquelle le logiciel peut être retourné pour être remboursé. Chaque programme de comptabilité, qu’il soit basé sur le cloud ou sur un ordinateur de bureau, propose un ou plusieurs exemples de livres – souvent appelés sociétés – qui sont déjà remplis de clients, de fournisseurs, d’employés, d’articles d’inventaire et de transactions associées fictifs. Vous pouvez utiliser ces exemples de sociétés pour vous faire une idée de l’aspect et de la convivialité du logiciel, et de la façon dont vos propres transactions apparaîtront dans le logiciel. Vous pourrez généralement accéder aux exemples de sociétés pour les programmes de bureau par le biais d’une commande Ouvrir une société qui apparaît généralement dans le menu Fichier. Veillez à n’utiliser les exemples de sociétés qu’à des fins de test. Pour trouver les sociétés témoins des programmes basés sur le cloud computing, il faut généralement utiliser un moteur de recherche pour trouver le lien vers une société témoin ou de test.

Au cours de la période d’essai ou pendant que vous utilisez les sociétés témoins, essayez de saisir des transactions fictives qui reflètent la façon dont vous comptez utiliser votre logiciel de comptabilité. En particulier, prêtez attention aux fonctions telles que l’inventaire, la paie et les taxes sur les ventes, si elles s’appliquent à vous. Les programmes de comptabilité dans le nuage, en particulier, peuvent offrir une capacité limitée ou inexistante de suivi des stocks, des salaires et des taxes de vente, ou peuvent vous obliger à payer des frais mensuels plus élevés. La plupart des programmes de comptabilité de bureau permettent au moins de gérer ces tâches de manière adéquate, mais la gestion des salaires nécessitera toujours un abonnement annuel en plus du coût du logiciel lui-même.

Dans certains cas, vous pouvez migrer les données d’une application de bureau, telle que QuickBooks, vers son équivalent en ligne. Si vous trouvez que l’environnement en nuage n’est pas à votre goût, vous pouvez migrer à nouveau le logiciel vers le bureau. Gardez à l’esprit que vous risquez de perdre certains détails de vos documents comptables pendant cette transition. De plus, tout programme qui propose de vous convertir à partir d’un programme concurrent a tendance à le faire gratuitement, mais au prix d’une nouvelle perte d’une grande partie des détails derrière vos enregistrements comptables.

Comparaison des coûts

Les programmes basés sur le cloud offrent absolument le coût initial le plus bas, mais les coûts peuvent s’additionner au fil des mois et des années. Gardez à l’esprit que les frais mensuels facturés par les programmes de comptabilité basés sur le cloud sont souvent par utilisateur. Les programmes de comptabilité de bureau font également l’objet d’une licence par utilisateur, mais selon le fournisseur que vous choisissez, vous pouvez être en mesure d’effectuer des mises à niveau aussi souvent que tous les trois ans. Cependant, certains fournisseurs adoptent un modèle d’abonnement annuel obligatoire, même pour les programmes de bureau, alors lisez attentivement les petits caractères lorsque vous envisagez votre achat. Si vous cessez de payer pour le support d’un programme de bureau, vous pouvez continuer à l’utiliser tant que le logiciel reste compatible avec le système d’exploitation de votre ordinateur. Cela signifie que vous pouvez conserver les enregistrements historiques de vos livres aussi longtemps que vous le souhaitez. Lorsque vous annulez un programme basé sur l’informatique dématérialisée, vous conservez un accès en lecture seule à vos livres pendant un certain temps, peut-être un an, mais ensuite vos documents disparaissent. Les autorités gouvernementales peuvent ne pas soulever de problème pendant trois ans ou plus en ce qui concerne vos livres, de sorte que vous pourriez vous retrouver dans l’embarras si vous annulez un service en nuage et que vous ne pouvez pas fournir de documents justificatifs pour une année donnée. Cela signifie que vous pourriez vous retrouver enfermé dans le paiement de frais d’abonnement pour au moins un utilisateur d’un progiciel de comptabilité qui vous a désenchanté.

Maintenance permanente

Un avantage des programmes de comptabilité basés sur le cloud est qu’il n’y a pas de logiciel à mettre à jour, ni de sauvegardes de vos données à préparer. L’inconvénient est que des fonctionnalités peuvent être ajoutées ou supprimées avec peu ou pas de préavis des programmes basés sur le cloud. Vos données sont automatiquement sauvegardées, mais pour pouvoir revenir en arrière à une certaine date, il faut parfois soumettre une demande à un service d’assistance, ce qui signifie que vous perdez un peu le contrôle de vos données. Vous devrez périodiquement installer les nouvelles versions des programmes de comptabilité de bureau, ainsi que les correctifs logiciels et les mises à jour des charges sociales. Les mises à jour et les correctifs doivent être installés sur tous les ordinateurs, tandis que les mises à jour des charges sociales ne peuvent généralement être installées qu’une seule fois. Vous devez vous débrouiller tout seul pour sauvegarder vos livres lorsque vous utilisez un logiciel de bureau, mais la plupart des programmes offrent la possibilité de programmer des sauvegardes sans surveillance. Faites en sorte que vos sauvegardes soient stockées dans un dossier qui se synchronise avec un service de stockage en nuage, tel que Dropbox, Google Drive ou le service OneDrive de Microsoft. Vous aurez ainsi la certitude de disposer de copies de vos sauvegardes hors site, ce dont vous serez éternellement reconnaissant en cas d’incendie, d’inondation, de vol ou de toute autre calamité.

En résumé, préparez-vous à passer un certain temps à rechercher vos options en matière de logiciel de comptabilité. Il y a de nombreux aspects à prendre en compte, notamment le prix, mais la facilité d’utilisation sera votre principal guide. Si le logiciel vous semble stérile et inaccessible, il est peu probable que vous utilisiez la plupart de ses fonctions. À l’inverse, vous trouverez peut-être que certains programmes sont trop simplifiés, ce qui signifie que vous ne serez pas en mesure d’effectuer les tâches de base ou que vous devrez faire preuve de créativité pour accomplir ce dont vous avez besoin. Heureusement, vous avez l’embarras du choix, et si un programme ne vous convient pas, vous pouvez généralement migrer vos livres vers une autre plate-forme.

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